Magang di Bidang Kearsipan Mengajarkan Pentingnya Menyimpan Arsip Dengan Baik

APERO FUBLIC  I  FEATURE.--   Banyak orang yang menganggap arsip hanya sebagai kumpulan dokumen yang disimpan dan jarang digunakan. Padahal, arsip mempunyai peran yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari, baik sebagai keperluan pendidikan, pekerjaan, maupun administrasi. Pemahaman ini saya dapat ketika sama menjalani program magang di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya, khususnya dalam bidang P3K (Pengelolaan, Perlindungan, dan Penyelamatan Kearsipan).

Sebelum melakukan kegiatan magang ini, saya belum memahami betul bagaimana cara  untuk menyimpan arsip dengan baik dan benar. Saya seringkali menyimpan dokumen penting tanpa pengelompokan yang benar, sehingga saya sangat kesulitan dalam pencarian ketika sedang dibutuhkan.

Selain itu, tempat penyimpanan dokumen juga perlu diperhatikan, karena serangga-serangga pemakan dokumen sangat mudah sekali bermunculan. Hal ini diakibatkan ruangan yang lembap dan tidak memiliki udara yang cukup. 

Setiap arsip perlu disusun dan dikelompokkan sesuai dengan jenisnya, dan ditempatkan pada tempat penyimpanan yang tepat. Dalam kegiatan ini, saya terlibat dalam berbagai pekerjaan yang berkaitan dengan pengelolaan dan menjaga dokumen arsip agar tetap terjaga dengan baik. 

Selama menjalani kegoatan magang ini, saya belajar bahwa menyimpan arsip tidak dapat dilakukan dengan sembarang. Dokumen seperti arsip ini sangat penting dan sebaikan disimpan pada tempat yang aman dan mudah untuk dijangkau. Tempat penyimpanan juga perlu diperhatikan. Arsip sebaiknya disimpan dalam ruangan yang bersih, tidak lembap, serta memiliki sirkulasi udara yang baik.

Ruang penyimpanan yang lembap dapat menyebabkan kertas mudah tumbuh jamur dan serangga dapat bermunculan, hal inilah yang dapat merusak dokumen arsip dan menghilangkan beberapa informasi asli yang ada dalam arsip. Oleh karena itu, kebersihan ruangan yang digunakan sebagai penyimpanan arsip harus selalu dijaga agar arsip tetap awet dan terjaga kualitasnya. 

Dari pengalaman magang ini saya dapat memahami pentingnya menggunakan media penyimpanan yang tepat seperti map atau boks arsip agar dokumen tidak mudah terlipat dan sobek.

Sehingga, menyimpan dokumen-dokkumen pentiing seperti ijazah, akta kelahiran, sertifikat, dan dokumen penting lainnya perlu dirawat dengan baik, karena sewaktu-waktu kita akan membutuhkannya. Jika dokumen disimpan pada tempat yang aman dan mudah dijangkau, kita dapat menemukan dokumen tersebut dengan cepat.

Oleh:  

Editor. Tim Redaksi